2022年1月1日 星期六

如何將 G Suite 郵件匯出到 Gmail 帳號

如何將 G Suite 郵件匯出到 Gmail 帳號

Wayne Fu 0 A+
如何將 G Suite 郵件匯出到 Gmail 帳號前幾天 Google 宣布以下「公告」:
如果您使用的是舊版 G Suite (免費版),則必須升級至 Google Workspace 付費訂閱,才能繼續使用服務。自 2022 年 7 月 1 日起,Google 將停止供應舊版 G Suite (免費版)
此公告的重點如下:
  • 如要保留服務和帳戶,需升級至 Google Workspace,才不會造成服務中斷
  • 升級後,可享有至少到 2022 年 7 月 1 日的免付費優惠
  • 2022 年 7 月 1 日之後如未付費,Google Workspace 訂閱將遭到停權
  • 停權 60 天後,將無法再使用 Google Workspace 核心服務,例如 Gmail
這項變更帶來的影響非常之大,如果你的 G Suite 帳號用來處理商業事務,重要往來郵件都在這個帳號裡面的話,就必須考慮付費升級,否則生意都不用做了。 若一直不理會這件事的話,最終停權後會導致該帳號 Gmail 無法使用、不能收發郵件,甚至想要將郵件匯出都沒辦法。 本站也有一個郵件使用 G Suite 自訂網域功能,由於使用量沒那麼大,付費的充足要件還不太夠。那麼如果不打算付費的話,無論將來做什麼決定,目前第一要務就是將 G Suite 帳號的郵件匯出備份到他處,以免將來來不及處理。 本篇會分享 G Suite 匯出郵件到 Gmail 帳號的心得,並說明一些郵件自訂網域替代方案該考慮的地方。 (圖片出處: pexels.com)

一、搬到免費自訂網域信箱服務

G Suite 郵件該搬到哪裡的確很頭痛,以下提供一些替代方案,及判斷的思路。 1. 免費自訂網域信箱 根據「阿力獅 FB 社團討論串」,推薦的免費自訂網域信箱有:
  • ZOHO Mail:不需要 SMTP、POP3、IMAP4 等傳統電子郵件通訊協定
  • Yandex Mail:俄國,需要 SMTP、POP3、IMAP4 等傳統電子郵件通訊協定
2. Improvmx 信箱別名服務 根據這篇「讓你用個人Gmail也可以擁有免費又專業的自訂網域信箱」,介紹了一個免費的 Improvmx 信箱別名服務:
  • 不需搬到其他免費郵件服務,可使用現有的 Gmail 進行設定
  • 一個網域有 5 個郵件帳號的免費額度
  • 一天有 500 封郵件的免費額度
3. 自訂網域免費信箱的考量 直接說結論,我認為 G Suite 郵件要搬走的話,第一首選還是搬到其他 Gmail 帳號,原因及需要的考量點如下:
  • 其他服務是否有中文介面?功能、操作是否能快速上手?
  • 垃圾郵件過濾功能是否能比得上 Gmail?(我個人使用過的 Yahoo、Hinet 郵件垃圾信實在慘不忍睹)
  • 將來這些免費服務如果開始收費,且費用比 Google Workspace 還高時,是否知道如何把郵件從該服務搬走?
如果以上這幾點沒有 100% 把握的話,我認為放在 Gmail 才是最好的決定。 同時前面提到的 Improvmx 服務可解決 Gmail 自訂網域信箱的問題,之後我也會分享一篇如何不靠第三方服務,直接在 Gmail 郵件設定自訂網域的技巧。

二、Gmail 匯出郵件流程

這裡先說明一下 Gmail 匯出郵件的流程與原理,G Suite 郵件本質上也是 Gmail 郵件,但細部設定會不一樣,之後再詳細說明 G Suite 郵件如何處理,若不想看這一段也可直接跳到「三、G Suite 郵件匯出到 Gmail 帳號流程」。 Gmail 匯出操作步驟請參考官網文件「查看其他帳戶的電子郵件」:
  • 步驟 1:(這裡設定要匯出的帳號)
    • 在其他帳戶中變更設定 → 其他 Gmail 帳戶,按照步驟操作即可
  • 步驟 2:(這裡設定要匯入的帳號)
    • 變更 Gmail 設定 → 按照步驟操作
    • 做完就會發現輸入 G Suite 帳號密碼無效,也連不上郵件伺服器,因為 G Suite 要填入的設定完全不一樣
  • 伺服器拒絕 POP3 存取:
    • 找到這個區塊,查看到連不上郵件伺服器時要如何處理,跟 G Suite 有關的處理方式列在下面
    • 如果 G Suite 帳號使用兩步驟驗證,那麼輸入的密碼必須是「應用程式密碼」
    • G Suite 帳號「POP 伺服器」部分中輸入 pop.gmail.com,然後將通訊埠設為 995。
    • 還是無法登入帳戶,建議開啟「低安全性應用程式存取權」,可能還必須「停用安全碼或人機驗證功能

三、G Suite 郵件匯出到 Gmail 帳號流程

以下根據前面官網文件提到的操作步驟,以及錯誤排除方法,來展示 G Suite 郵件匯出到 Gmail 帳號流程。 1. 設定要匯出的 G Suite 帳號 如何將 G Suite 郵件匯出到 Gmail 帳號
  • 在電腦上登入匯出郵件的 G Suite 帳戶
  • 按右上方「設定」圖示 →「查看所有設定」
  • 按「轉寄和 POP/IMAP」分頁標籤
  • 在「POP 下載」部分中,選取「對所有郵件啟用 POP 功能」
  • 在「當郵件以 POP 存取後」旁邊選取「在收件匣保留 Gmail 的副本」
  • 按底部的「儲存變更」
2. 設定要匯入的 Gmail 帳號
  • 在電腦上登入用來匯入郵件的 Gmail 帳戶
  • 按右上方「設定」圖示 →「查看所有設定」
  • 按「帳戶和匯入」分頁標籤
  • 「查看其他帳戶的郵件」→ 按「新增郵件帳戶」
  • 輸入 G Suite 電子郵件地址 → 按「繼續」
  • 從我的其他帳戶匯入電子郵件 (POP3) → 按「繼續」
如何將 G Suite 郵件匯出到 Gmail 帳號 參考上圖:
  • 使用者名稱:填入 G Suite 電子郵件地址
  • 密碼:填入 G Suite 帳號密碼(但很有可能失敗,處理方法之後說明)
  • POP 伺服器:填入 pop.gmail.com
  • 通訊埠:選 995
  • 勾選「擷取郵件時,一律使用安全連線 (SSL)」
  • 按「新增帳戶」
如果「新增帳戶」成功的話,之後的選項很容易判斷,不用特別說明。 失敗的話會轉圈圈等待很久,並顯示「伺服器拒絕存取」之類的提示文字,以下進行錯誤排除。 3. 處理「伺服器拒絕存取」
  • 兩階段驗證:
    • 如果你的 G Suite 帳號使用兩步驟驗證,那麼輸入的密碼必須是「應用程式密碼」而非帳號密碼
    • 請依照官網說明「使用應用程式密碼登入帳戶」→ 依照步驟取得應用程式密碼後,在前面的步驟「密碼」之處輸入即可
  • 低安全性應用程式存取權:
    • 如果取得「應用程式密碼」有困難的話,建議暫時先取消兩階段驗證,等郵件都移轉成功後,再恢復兩階段驗證
    • 同時官方建議開啟「低安全性應用程式存取權」,這樣前面的步驟「密碼」之處,輸入 G Suite 帳號密碼就能成功
4. 等待郵件匯入 以上設定成功之後,接下來需要等待很長的時間,如果郵件很多的話,有可能要幾個小時才能全部匯入。 不放心的話可以隔一段時間到收件匣查看,會看到郵件慢慢匯進來的過程。

四、自訂網域

Gmail 郵件自訂網域的作法,本篇已經有一個替代方案。但是依靠第三方免費服務總是難以讓人放心,什麼時候服務會收起來都很難說。 下一篇會再詳細說明 Gmail 郵件如何設定,可以模擬出自訂網域的效果,讓寄信、收信都能顯示自訂網域郵件網址:
更多 Gmail 相關技巧:
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