避免 Line 無用訊息浪費你的時間﹍建立重要待辦事項群組

避免 Line 無用訊息浪費你的時間﹍建立重要待辦事項群組

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最近長輩說「手機速度越來越慢,可能是 Line 的訊息很多,每天都要一直刪群組的訊息,不刪除的話空間很快就滿了,是不是要換手機?」

其實長輩會抱怨就是暗示我們主動幫她處理這件事的意思,但接手這種事不會有什麼好下場,有功無賞、無功還要算自己頭上。所以就打哈哈「那就換手機啊」。

看起來沒有達到效果,所以長輩又繼續抱怨「每天都傳一堆沒用的東西,什麼早安晚安圖,哪有那麼多時間看...」,於是我說「那就退出群組吧~叫他們有重要訊息私訊給你」,她回答「怎麼可能傳訊息給我,訊息都馬發在群組,重要聯絡訊息沒看到怎麼辦?」

我想這就是 Line 群組的問題所在,零星的重要訊息夾雜在大量的垃圾訊息之中,導致群組的每個人,每天都要浪費 100% 的時間,去挖出 5% 不到、比較有價值的訊息。而且我們不會有時間去教育長輩、其他人,不要一直轉貼有的沒的到群組。

對於每天都是空閒的人來說,浪費時間看這些訊息不會是困擾。不過對於一秒鐘幾十萬上下的人而言,就真的需要找出 Line 最有效率的使用方式。

(圖片出處: Line 官網)


一、Line 群組不如討論區


很久以前我曾加入幾個「網頁設計」(web design)的 Line 群組,群組成立的出發點當然是好的,可以互相幫助、交流業界相關資訊。

一開始大家的氣氛也是很熱絡,有人提出各種工作上、程式語法上的相關問題,也會有高手立刻提供解決方法、或相關資訊。

不過一陣子後,就會開始有人邀活動、見面,當然更多的是聊天、心情抒發,群組裡面有價值的訊息,比例急遽下降,這也代表花在看 Line 群組的時間價值越來越低。

曾經跟群組發起人建議,另外開個群組,只討論「網頁設計」的主題,而原來的群組當作聯誼性質就好,但是被否決,那麼這個群組對我而言就沒什麼意義,沒多久就退出了。

其實仔細想想,我需要的是「資訊」及「節省時間的獲取方式」,那麼 Line 群組顯然不適合我,而原本就在使用的「論壇」、「討論區」才是最適合的:

  • PTT 討論區可以用「RSS 訂閱
  • PTT 有各種討論區能找到相關資訊
  • 雖然 Line 的同好回答速度比較快,但在 PTT 發問一樣可以獲得解答
  • Line 只能跟該群組的人交流,在 PTT 可看到更多鄉民提供的業界秘辛

所以,對於時間使用效益而言,Line 群組是遠遠比不上 PTT 討論區的。



二、成立「公佈欄群組」


回到一開始長輩面對的問題,每天要看一大堆曬小孩的圖片、早晚安圖、農場轉貼文,而且一整天看下來,幾乎群組裡沒有一句人話,我想只有很閒的人,才有辦法掃完所有的訊息。

若想成為時間的主人,需要一開始就把無用訊息隔離。我建議長輩跟群組的人討論,另外開一個類似「公佈欄」的群組,裡面只能有重要訊息、公告事項,不可以有任何聊天、轉貼訊息。

把「聊天群組」跟「公佈欄群組」分隔開來後,垃圾自動完成分類,不想看無用訊息的人,聊天群組都不點開也沒關係,很閒的時候再去點。

而「公佈欄群組」雖然有可能一整個禮拜都沒訊息,但只要有訊息,就知道一定是要事,不用像過去擔心有遺漏。



三、建立「待辦事項群組」


這個「公佈欄群組」的概念,其實功用遠比想像更大,這也是我最近才體會到的。

像我們這樣熟悉數位工具的使用者,已經很習慣各種同步的服務,例如「Evernote」,因此在各種情境、不同場合產生的待辦事項,我會立刻紀錄到 Evernote,避免忘了處理。而我如何過濾 Line 產生的待辦事項,可參考:


但是,我們的家人、朋友、同事,不一定熟悉 Evernote,也不一定有處理待辦事項的概念,因為一般人很習慣用大腦去記所有的事情,而大腦隨著年紀,記憶力下降是一定的,那麼會發生什麼事呢?


階段 1

有時明明已經用 Line 通知家人要處理某件事,但過幾天後詢問才發現,家人會說「啊!我有看到,但後來就忘了」

所以第一階段會教家人養成習慣,不要隨時點開 Line 訊息,確定你有空、會處理點開訊息的時候,才打開 Line 訊息,這樣可以確保下的指令會被執行。


階段 2

雖然家人養成了待辦事項的觀念,把未讀訊息當成待辦事項,但有時還是會預先點開訊息,為什麼呢?

有太多可能的狀況會打開未讀訊息,例如:

  • 對方有重要訊息要傳遞給我們
  • 要報平安、知會地點
  • 要問問題、溝通等事宜
  • 表達當下的心情、喜怒哀樂等

只要在沒準備處理待辦事項的時候打開訊息,就會有很大的機率忘記處理。

要怎麼解決這樣的狀況呢?


階段 3

此時前面提的「公佈欄群組」概念就可以派上用場,跟家人之間,可以另外建立一個「待辦事項群組」,只用來傳送 "待辦事項"、"交付任務" 等等,不要傳遞私訊、也沒有情緒

那麼報平安、問問題、短暫的溝通、心情表達等訊息,就留在私訊的頻道,如此可以跟重要的 "待辦事項" 隔離,不會混雜在一起。

歷經這三個階段後,終於可以跟家人之間,利用 Line 建立起正確的訊息傳遞機制。



四、Line@ 的功用


這篇「老師們,請別再用 LINE 群組與家長連繫!」的作法,在特定情境下也是值得參考的。

作者建議老師們利用「Line@」發佈訊息給家長,可以避免使用 Line 群組產生的紛擾,這也是將 "待辦事項" 與無用訊息隔離的概念,適合「上對下」、「一對多」的使用方式

如果是比較廣泛的「一對一」、「多對多」使用族群,則建議回歸本篇的「公佈欄群組」,可以完美的利用 Line,讓重要訊息得以從最有效率的管道、在最短時間內,傳遞給每個人。


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