2015年5月1日 星期五

[教學] 讓新版 Google 表單(試算表)能自動寄信﹍(2) 安裝程式碼

[教學] 讓新版 Google 表單(試算表)能自動寄信﹍(2) 安裝程式碼

Wayne Fu 0 A+
google-spreadsheet-auto-send-email以下接續「第一篇」的步驟。



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在試算表的畫面,按「工具」→「指令碼編輯器」


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圖中紅框原本的程式碼請全部清除,置換為本文的安裝程式碼。



三、安裝程式碼



如果要修改參數的話,請參照以上程式碼行號。

B:紅色字串請務必改為自己的 email 地址

C:此行字串可改為自訂標題

D:如果你的 Google 表單供填寫 email 的項目名稱就是 "email",此項不必變動

E:每個 Google 帳號每日可寄信的額度為 100 封,可設定剩下多少額度時通知自己。

這個工具預設為寄信給填表者,如果要改為只通知自己的話,請將 W 行的 notifyEmail 置換為 adminEmail,那麼我們不必進入試算表,就能即時看到所有的填寫資訊,也是相當方便的功能。



四、設定寄信觸發程序


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程式碼設定完畢後,如上圖,先按 A 處的圖示儲存,再按「資源」→「現有專案的啟動程序」,來設定觸發程序。


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按下紅框的字串


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按 A~C 的順序,依序調整為圖中的選項,便能在填寫者提交表單時,立即送出 email 通知。

最後按下「儲存」。


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寄信功能會要求授權,應該會彈出上圖訊息,按下「繼續」,並依照後續畫面指示,完成授權動作即可。

過去曾有讀者表示,授權畫面不會出現,最後搞了很久才找出原因,原來是瀏覽器安裝了「擋廣告」之類的外掛。建議讀者不要安裝各種擋廣告的外掛,否則很多網頁異常的狀況會讓你花更多時間 debug,卻又找不出原因來。



五、測試自動寄信功能


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回到試算表主畫面,我們來試試看能否自動寄信。如上圖按「表單」→「查看即時表單」,自行填寫表單測試。


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隨意填寫,按「提交」送出資料。


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回到試算表,立即看到新增的一筆資料,請看紅色底線標註的時間點。

如果有安裝「Checker Plus for Gmail™」這類的瀏覽器外掛,其實沒幾秒就會收到信件通知了。


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檢視一下 Gmail 的畫面,果然馬上就收到了表單填寫通知。而且無論表單設計了幾個項目,這個工具都會取出所有項目及填寫資料,並在通知信件中列出,可說非常的實用!


2016.1.2 公告:本篇的寄信功能近來很多讀者留言尋求協助,由於本站的主題及業務為 Blogger 相關,目前無暇分身協助處理 Google 試算表的問題。若操作上遇到困難,請直接參考「六、常見 FAQ」、或其他讀者留言的案例處理。如果仍無法處理、有商業用途需要立即解決使用上的問題,那麼請付費交換 WFU 的時間,來幫您檢視 Google 試算表哪裡出了問題,請使用下面的表單與我聯繫。

聯絡表單:




六、常見 FAQ


日後若有常見問題,會持續補充在此。

Q1: 依照上面的方式後,跳出運算子之後遺漏名稱。 (第 1 行,檔案名稱:程式碼) -- 就無法繼續第四項之後的功能耶,是那裡有問題嗎?

Ans: 根據你提供的錯誤訊息測試了一下,應該是使用了非主流的瀏覽器,複製的的程式碼包含了行號 A、B、C...,這樣程式是無法執行的。請使用本站建議的瀏覽器 Chrome、Firefox、Opera 等複製程式碼,就沒問題了。


Q2: 留言 #12 詢問,貼上後執行,他跑出錯誤 TypeError: 無法讀取 undefined 的「namedValues」屬性。 (第 2 行,檔案名稱:)

Ans: 想要測試程式碼有無問題,請不要直接執行,必定會出現這些訊息。需要測試的話,請直接填寫表單,程式會自動執行,就可知道效果了。


Q3: 只需要寄信給自己的作法?

Ans: 如果只需要寄信給自己,不需要安裝這個工具,留言 #4 提供了寄信給自己的步驟:
  1. 點選「工具」
  2. 點選「通知規則」
  3. 新增通知規則
  4. 選擇「使用者提供表格
  5. 下方選擇電子郵件「 立即」


Q4: 留言 #14 詢問,為何沒有收到通知?

Ans: 這個工具的設計,是寄信給填表者。如果你只需要寄信給自己的話,那麼不需要安裝這個工具,請參考 Q3 的操作步驟即可。

補充一下,這個工具雖可填入自己 email 來通知自己,但通知的時機是 google 帳號的寄信額度超過的時候,系統才會寄給自己提醒訊息。如果一開始製作的試算表,沒有包含讓填表者填寫的 email 欄位,那麼程式碼 D 行在抓不到 email 欄位的情況下,執行到 I 行時程式就會當掉了。


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