[教學] 讓 Google 試算表能自動寄信﹍FormEmailer 設定

2015.5.24 公告：新版 Google 試算表無法依照本文的方式自動安裝，請改用這篇的方法「讓新版 Google 試算表(表單)能自動寄信」。


把「Google 試算表當成小型資料庫」 後，說真的只要 javascript 夠熟練，想在自己網站增加什麼功能幾乎都做的到，不會被部落格平台(Blogger 等有開放 javascript 的 BSP)給限制住。

而使用一陣子後心想，若是資料庫每次有新資料時，能夠自動通知就太方便了。也果真有高手寫了「FormEmailer」這個 Google 試算表的外掛，並找到這個「安裝教學網頁」。不過用一陣子之後自己摸索出更好的使用方式，而且該網頁是手動安裝的步驟、畫面選單是舊版的 Google 試算表，乾脆自己來寫一個自動安裝的步驟，並且加上自己的心得與訣竅，剛好可以達到互補的作用。


自動安裝 Step by Step

其實不知道為什麼，自動安裝的步驟偶爾會失敗；而根據經驗，全新的試算表使用自動安裝比較容易成功，可能是試算表環境比較乾淨的緣故，因此，請先參考「利用 Google 問卷(試算表)當小型資料庫__（一）製作資料庫」 建立一個全新的試算表，並且保留一個欄位來儲存寄信的 email 信箱。以下的步驟萬一自動安裝失敗，而且怎麼試都不行時，可以再來參考「手動安裝」的方法，或是參考「原作者網站」先卸載再重新安裝。



完成新的試算表後之後，選取「工具」→「指令碼庫」




在搜尋框裡面輸入 FormEmailer → 按下「搜尋」，會出現兩個結果，選擇第一個(email 為 hgabreu@gmail.com 那一個)安裝 → 按下 install




按下 Authorize




系統另開視窗 按下「關閉」即可





會出現綠色「installed」字樣表示動作完成




順利的話 選單上「說明」的右邊會出現新的選單「FormEmailer」→ 按下 install。

圖中還可看到試算表有一個欄位 email，是用來儲存收件者的 email 信箱之用。




出現新的對話框 按下 install 安裝到「工作表1」




成功安裝後，下方「工作表1」的右方會出現新的一張工作表，名稱為「FormEmailer」→ 接著按下選單上的「FormEmailer」會出現新的選項，選擇「Settings」




這個畫面可以設定自動寄信的內容格式：

1. Sender Name：可填入想設定的寄件者名稱。
2. To：可填入收信的 email 信箱，一般系統會自動帶出 gmail 的信箱。
3. Subject：信件主題
4. Body：信件內容──

  A：如果 html 打勾的話，信件內容可使用簡單的 html 標籤，把版面弄得好看一些。

  B：時間戳記的格式不知道怎麼改的話，保持不變即可；不需要顯示時間也可整行刪除。

  C：想顯示試算表欄位的內容，把欄位名稱前後加上 "#" 字元即可，例如欄位名稱為 url，內容為網址，使用 #url# 信件會自動帶入網址內容。

  D：網址想使用超連結的語法，可輸入 <a href="#url#" target="_blank">#url#</a>

5. Add field：想要同時寄多個信箱，按下 Reply To、Cc、Bcc，再輸入 email 信箱，就能同時寄多個收件者了。




如果這個試算表的資料不是設計來通知自己的，而是用來通知 email 這個欄位資料的收件者，那麼將 email 預設值刪掉 → Answers placeholders 右邊選擇 email 欄位的名稱 → 按下由上數下來第二個 insert placeholder → 就會如圖中所示，產生 #email# 這個字串，將來寄信時，系統會自動抓 email 這一欄的資料。




這是自己多次測試後發現的技巧，只要寄件欄位輸入多個寄件 email 地址，每個用空格隔開，那麼每個 email 也都能成功收到。

全部設定都完成後，按下 Save and Close 即可。




接下來要設定觸發 FormEmailer 這個外掛的條件 → 「工具」→「指令碼編輯器」




「資源」→「現有指令碼的觸發程序」




原本手動安裝的網頁在這裡是設定「每分鐘」觸發外掛，意思就是 Google 會全天候 24 小時每分鐘不斷地檢查是否有新資料，有的話寄出信件；結果導致我一天到晚收到 Google 寄來的信件，表示系統負載過度、有哪幾分鐘無法檢查我的外掛程式，有點不勝其擾。

於是這裡我改成以下步驟：

1. 按 Add a new Trigger 新增一個觸發程序
2. 觸發條件由左到右分別為 timeDriven → From spreadsheet → On form submit
3. 按儲存

以上的意思為「有新資料寫入時，才觸發外掛程式」，如此 Google 的系統負荷降低，我再也沒有收到系統負荷的通知信件了。




以上的設定都完成後，主畫面「時間戳記」欄位的前面會多一欄「FormEmailer Status」，用來顯示寄信狀態，馬上就來測試一下外掛，進入表單隨便填個資料送出。




效果十分滿意，表單資料一送出，不再像以前一樣要等一分鐘，資料馬上寫進 Google 試算表，FormEmailer 也迅速動作，幾秒後就顯示「Email sent」的訊息，而我的 Chrome 瀏覽器的收信外掛軟體 Mail Checker Minus 也立即收到通知信件。

2012.10.15 更新

現在發現另一個 Chrome 的收信外掛更好，詳細介紹請看「Checker Plus for Gmail™」
繼昨日郝彬彬的「即刻停班」指令後，我的 Google 試算表也完成了「即刻收信」的重大任務。

2014.3.7 公告

不太好的消息，最近「Google 官方公告」表示，免費的 google apps 帳號一天寄出郵件的上限下修到 100 封，付費的 google apps 帳號，目前查到的資料是一天 1500 封。

Google 試算表相關應用：